Сентябрь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Авг    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930  

У квітні 2021 року на підприємстві почав впроваджуватися сервіс документообігу «Вчасно» з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для швидшої процедури підписання й узгодження різних документів ПАТ «Кривбасзалізрудком» з контрагентами. Цей електронний обмін документами дасть можливість зберегти час процесу опрацювання з ними та кошти. Адже більше не потрібно буде чекати на листи, надсилати їх повторно у разі втрати, підписувати та перевіряти кожен документ окремо. А також для заощадження грошей на поштових та кур’єрських послугах, друці, прискорення підписання договорів і подальшої плідної співпраці. Сервіс «Вчасно» дозволить швидко та ефективно заповнювати, пересилати й підписувати вхідні та вихідні договори, акти виконаних робіт і рахунки, додаткові угоди, специфікації, заявки постачальникам, тендерні таблиці, протоколи, офіційні листи та інше в електронному вигляді через інтернет не тільки на персональному комп’ютері, але і через мобільні пристрої.

На сьогодні цією програмою користуються понад 300 тисяч компаній. У сервісі є функціонал «Внутрішні документи», де можна підписувати тендерні таблиці та протоколи відділу маркетингу, аналізу і контролю закупок, калькуляції на готову продукцію, внутрішні акти виконаних робіт, акти введення в експлуатацію, переміщення та списання основних засобів, НМА, МНМА, МШП тощо. Усе це значно зменшить паперовий документообіг.

Щоб працівники підприємства, які мають справу з документами, змогли швидко опанувати цей сервіс, 19 квітня в залі засідань АУП відбулася нарада з питань використання електронного документообігу сервісу «Вчасно». На зустрічі були присутні в.о. заступника голови правління Олександр Капука, директори за напрямками, керівники структурних підрозділів, начальники відділів та служб, провідні фахівці комбінату. Під час заходу була створена Zoom-конференція, у якій взяли участь ті, хто мав бажання бути присутнім віддалено. Проводила майстер-клас з опанування сервісу начальник центру інформаційних систем Наталія Горностаєва.

Щоб скористуватися сервісом, треба зареєструватися через персональний e-mail, завантажити документ та призначити сценарій погодження і підписання відповідальними особами, члени правління своєю чергою підпишуть документ з використанням електронних ключів та одночасно відправлять його контрагенту. Усі електронні документи мають повну юридичну силу, закріплену законодавством. У сервісі вони зберігатимуться 5 років. Виконувати дії з документом (перегляд, завантаження) мають змогу ті, хто їх ініціює, підписує, погоджує, а також ті співробітники, кому наданий такий доступ, – зазначає Наталія Анатоліївна.

Серед можливостей «Вчасно» є налаштування сценаріїв, тобто можливість швидкого присвоєння документу маршруту в пару натискань миші. В кабінеті компанії можна налаштувати групові доступи, використовуючи систему ярликів. Також в сервісі можна залишати коментарі до документів на будь-якому етапі підписання – це робить обговорення та узгодження ще простішим. У разі потреби користувач може застосовувати функцію пошуку за кількома реквізитами. Протягом наради спеціалісти ставили запитання й отримували відповіді щодо користування сервісом «Вчасно», його довідки, необхідності зміни звичних процесів документообміну з контрагентами.